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eDOCS de texto abierto
Acelere el rendimiento de su negocio con contenido administrado, seguro y accesible. Es fácil con eDOCS.
Historia de éxito de Evans y Dixon
Los abogados solían llevarse a casa grandes maletas con ruedas. Ahora, todo está en la palma de sus manos, en sus teléfonos o tabletas. Es solo un mundo de diferencia.
– Jeff Sheldon, director de información, Evans & Dixon
Solución OpenText eDOCS
- DESCRIPCIÓN GENERAL
- SOLUCIONES
- CENTRO DE RECURSOS
Descripción general de eDOCS
La tecnología digital está transformando muchas industrias e introduciendo nuevos desafíos relacionados con la gestión de la información. Dentro de la comunidad jurídica, la práctica del derecho se ha transformado en el negocio del derecho.
Para seguir siendo competitivos en el entorno comercial actual, los bufetes de abogados deben asegurarse de que su información esté administrada y segura, pero que sea fácilmente accesible para las operaciones diarias. Si los bufetes de abogados no pueden encontrar las versiones actuales de los archivos o rastrear documentos relacionados con un asunto específico, los riesgos se agudizan. Los documentos mal administrados pueden perjudicar la productividad, la satisfacción del cliente y el resultado final.
Flexible y fácil de usar
OpenText ™ eDOCS es una solución de administración de contenido empresarial (ECM) altamente flexible, económica y de huella liviana para organizaciones legales que «funciona como usted lo hace». Equilibra los requisitos tradicionales de seguridad, privacidad y cumplimiento normativo con la necesidad de información a la que se pueda acceder instantáneamente, en cualquier momento y desde cualquier lugar, y que sea fácil de trabajar, compartir y colaborar.
Adaptado fácilmente a sus necesidades
OpenText Document Management, eDOCS Edition (eDOCS DM) es la plataforma de solución: un depósito seguro y centralizado para administrar su contenido centrado en la materia. Puede construir fácilmente sobre esta base, personalizando eDOCS según las necesidades específicas de su empresa. Elija entre una variedad de módulos para administrar correos electrónicos, imágenes y contenido de SharePoint, compartir y colaborar en la nube, habilitar flujos de trabajo, procesos digitales, análisis y mucho más.
La tecnología eDOCS se implementa rápidamente, está disponible en las instalaciones, en una nube privada, en dispositivos móviles y se integra fácilmente con soluciones tecnológicas de terceros.
Soluciones eDOCS destacadas
Gestión de documentos de OpenText, edición eDOCS (eDOCS DM)
Capture, gobierne, busque y colabore de forma segura en su producto de trabajo preferido en un repositorio centralizado altamente seguro accesible desde dispositivos móviles, tabletas, computadoras portátiles y la nube.Aprende más
Archivo de correo electrónico OpenText, edición eDOCS
Extienda la gobernanza a volúmenes de correo electrónico que crecen rápidamente. Capture, organice y clasifique el correo electrónico junto con el contenido relevante, mientras cumple con los requisitos de privacidad y gobierno corporativo.Aprende más
Gestión de registros de OpenText, edición eDOCS (eDOCS RM)
Clasifique, administre y gobierne todo tipo de registros, incluidos los físicos, electrónicos, correos electrónicos e imágenes, desde una biblioteca de administración de documentos eDOCS. Garantice una disposición defendible para eliminar volúmenes de documentos y reducir el riesgo de eDiscovery y los costos asociados
¿QUÉ ES EDMS? | SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Un EDMS, o sistema de gestión de documentos electrónicos, es un software robusto diseñado para centralizar los documentos y dibujos de ingeniería relevantes de una organización, reemplazando así los sistemas obsoletos, dispares o manuales. ¿La meta? Proporcionar una fuente de verdad única y consistente que pueda agilizar la colaboración, facilitar el cumplimiento, simplificar el control de versiones de documentos y, en última instancia, conducir a una mayor eficiencia y retorno de la inversión.
¿Qué Puede Hacer Un EDMS?
Las empresas y organizaciones descubren que un e-doc manager bien diseñado e implementado correctamente puede ayudar a sus usuarios a abordar algunas de las tareas más redundantes, mundanas y propensas a errores de las operaciones diarias. Al utilizar las características sólidas de un sistema de gestión de documentos, los empleados trabajan de manera más rápida y eficiente, especialmente cuando les brinda la capacidad de:
- Elimine las impresiones y los procesos manuales
- Obtenga acceso instantáneo a información y documentos relevantes directamente en dispositivos móviles
- Navegue y mantenga la relación entre documentos, modelos de diseño (como CAD) y espacios físicos o activos
- Acceda a documentación precisa y completa, independientemente de la fuente y el formato, con solo unos pocos clics
- Proporcione control de versiones de documentos y gestión de contenido para evitar que los usuarios trabajen en documentos incorrectos u obsoletos.
- versiones
- Asegúrese de que los usuarios tengan acceso a la documentación completa y actualizada relacionada con las órdenes de trabajo u otros procesos comerciales.
- Mantener la calidad, precisión e integridad de los datos y metadatos en un sistema unificado
Y no se equivoque: un EDMS es más que un archivador digital. Es un organizador, distribuidor e integrador de documentos que simplificará los procesos y permitirá que su equipo use sus datos en lugar de simplemente buscarlos a tientas.
¿Es Lo Mismo Un EDMS Que Un Sistema ECM?
Un EDMS es muy diferente a un sistema de gestión de contenido empresarial (ECM). Si bien los dos comparten muchas funciones, un EDMS está diseñado para optimizar los documentos activos y dinámicos que encontrará en organizaciones con muchos activos. Por el contrario, un ECM, o sistema de administración de contenido empresarial, está diseñado para almacenar y administrar datos no estructurados que experimentan muy pocos cambios. No es adecuado para datos de activos y dibujos de ingeniería.
Características Principales Del Sistema EDMS A Tener En Cuenta
Al elegir un sistema EDMS para su organización, tenga en cuenta que los mejores sistemas de gestión de documentos electrónicos incluyen las siguientes características:
Flujos De Trabajo Fáciles De Configurar
Los controles de revisión y los procesos de aprobación lo ayudarán a optimizar la información del flujo de trabajo, como el tipo de documento y la cantidad de copias de trabajo. En última instancia, esto puede simplificar la colaboración y garantizar que todos estén trabajando en la página correcta en el momento correcto.
Control Intuitivo De Versiones De Documentos
El control y la auditoría automáticos de versiones de documentos ayudan a garantizar que todas las versiones y borradores de un documento se registren y administren con precisión entre los miembros del equipo y los dispositivos. Este tipo de administración de contenido puede ayudar al cumplimiento normativo y garantizar que todos los usuarios tengan acceso a información precisa y actualizada para maximizar la productividad, mantenerse seguros y garantizar la integridad de los datos.https://www.youtube.com/embed/undefined
RENÉ BARON
«Los activos y documentos en ambas aplicaciones son 100 % idénticos. Como resultado, nuestra gente tiene una mejor visión del entorno construido y, por lo tanto, trabaja de manera más eficiente. En consecuencia, los costos de gestión se han reducido».
Integraciones Optimizadas
Un software EDMS robusto extraerá información de otros sistemas y departamentos clave, incluido un CRM, sus bases de datos contables o software CAD, para garantizar que sus datos de misión crítica siempre se rastreen, registren y sincronicen de manera efectiva en una única fuente de verdad.
Velocidad de búsqueda de documentos un 93 % más rápida
3 % menos de dibujos de ingeniería duplicados 0 incidentes de archivos faltantes en los últimos 2 años
Aumento de la productividad de ingeniería y operaciones
Cumplimiento mejorado de los requisitos del cliente y del equipo
ZANEB KHAN
«Al consolidar nuestros documentos de ingeniería en un sistema central controlado y sincronizar las propiedades con SolidWorks, Meridian ha permitido a nuestro personal encontrar dibujos y piezas relevantes un 93 % más rápido que antes».
Gestión De Documentos Optimizada
Haga que el almacenamiento de documentos y el intercambio de documentos sean más fáciles de usar con un sistema EDMS. Comparta documentos, organice sus archivos electrónicos, simplifique el flujo de trabajo de sus documentos, controle sus formatos de archivo y optimice el uso compartido de archivos con solo unos pocos clics.
Fácil Cumplimiento
Mantener el cumplimiento continuo con los organismos reguladores requiere registros de auditoría fáciles de seguir, autorizaciones estrictas de documentos y, de acuerdo con los estándares de ingeniería ISO , un control estricto de la versión de los documentos. El software de administración de documentos adecuado puede ayudar a establecer permisos y controlar el acceso a los documentos para facilitar el cumplimiento continuo. También puede conectar sus documentos a los programas de retención de registros, lo que le permite a su equipo convertir fácilmente los documentos activos en registros compatibles.
WILLY BATE
«Con Meridian, garantizamos el cumplimiento de las normas de la Comisión Conjunta Internacional, así como de otros equipos y requisitos gubernamentales, lo que nos permite brindar un mejor servicio a nuestros pacientes y mantenernos enfocados en nuestra misión de contribuir al futuro de la atención médica y la ciencia médica».
Capacidades Móviles Y Multisitio
En un mundo de COVID-19, las organizaciones y los miembros del equipo se ven obligados a trabajar en diferentes instalaciones y dispositivos más que nunca. Meridian EDMS ofrece implementaciones en la nube y capacidades móviles, las cuales pueden ayudar a garantizar la integridad de los datos, la gestión de contenido y el control de documentos en todos los dispositivos y ubicaciones.
JANET HART
«La distancia es irrelevante con Meridian. Tanto si es ingeniero en una planta de energía como si es técnico de mantenimiento en el campo, tiene acceso confiable a una única fuente de información. Meridian ha mejorado significativamente la colaboración de nuestro equipo en todos los niveles».
Capacidades De Trabajo Concurrente
Con la entrada manual de datos o los sistemas de gestión de documentos dispares, solo una persona tiene acceso a un documento actualizado y nadie más puede trabajar en el mismo proyecto hasta que ese documento se comparta o se copie. Esto conduce a la ineficiencia que conduce a una baja productividad, una ejecución deficiente, una gestión de registros ineficaz e incluso lesiones. El EDMS correcto evitará tales preocupaciones con capacidades multisitio e información esquemática ampliamente disponible para ayudar a los usuarios a comprender el entorno construido, programar y completar órdenes de trabajo y llevar a cabo ingeniería simultánea.
JANET HART
«Al permitir que los usuarios comparen fácilmente las revisiones de los dibujos y resalten lo que ha cambiado, Meridian ha mejorado la eficiencia y la calidad de nuestros proyectos de ingeniería».
Entrada De Datos Optimizada
Si faltan los datos correctos o son difíciles de encontrar, puede ser difícil ejecutar órdenes de trabajo o completar flujos de trabajo. El EDMS correcto puede requerir que se completen ciertos campos y organizar documentos relevantes para asegurarse de que la información correcta esté en el lugar correcto en el momento correcto.
Herramientas De Colaboración
Un sólido sistema de gestión de documentos proporcionará las capacidades y herramientas que su equipo necesita para modificar documentos de manera efectiva y agilizar las actualizaciones o la toma de decisiones. Esto incluye herramientas de marcado como anotaciones, redacciones, resaltado, sellos y cuadros de texto.
Organización Intuitiva Del Sistema
Al igual que cualquier archivador o biblioteca, un EDMS debe estar estructurado jerárquicamente, organizado e indexado de manera efectiva para ser útil. En el sistema de administración de documentos empresariales de Meridian, sus documentos digitales están disponibles en un depósito central y pueden organizarse según los parámetros que elija, incluida la fecha de creación, el departamento y más.
Fácil Localización Y Búsqueda De Documentos
Encontrar la información adecuada en el momento adecuado es más fácil que nunca con la estructura jerárquica, los metadatos, las funcionalidades de búsqueda y archivo de EDMS. Estas herramientas lo ayudarán a rastrear hitos clave como fechas de creación, modificaciones, revisiones y estados de aprobación mientras busca y ubica fácilmente los archivos que necesita en carpetas y repositorios.
Los Beneficios De Un Sistema EDMS
Mejor Control De Costos
Muchos factores, incluida una infraestructura de activos envejecida, prácticas de mantenimiento reactivo e información incompleta de documentos y mantenimiento preventivo (PM), pueden conducir a costos de mantenimiento e ineficiencias vertiginosos. Esto es insostenible en el entorno lean de hoy. Los sistemas de administración de documentos de ingeniería (EDMS) de Accruent pueden reducir estos costos de mantenimiento al mismo tiempo que extienden el ciclo de vida de los activos y garantizan un lugar de trabajo más seguro.
Integridad De Datos Mejorada
Al conectarse a otras fuentes de datos relevantes, como software CAD, CRM, CMMS o EAM,software de sistema de gestión de documentos electrónicospuede mantener la integridad de sus datos y ayudar a crear una única fuente de verdad para su información de misión crítica. Esto puede resolver puntos débiles comunes como información desactualizada, información incompleta o versiones activas incorrectas.
Tiempo De Búsqueda De Documentos Reducido
Al ofrecer versiones simultáneas de documentos y dibujos, una solución de gestión de documentos como Meridian hace que la información, la documentación y los esquemas sean fácilmente accesibles durante cualquier proyecto o incluso durante una emergencia. Meridian también mantiene la integridad de los datos a lo largo del ciclo de vida de los activos y ofrece una solución independiente de software CAD integral para la gestión de documentos de dibujo de ingeniería, creando así una única fuente de verdad para toda la información importante.
WILLY BATE
«Al crear una única fuente de información actualizada que elimina los silos y se integra con nuestra solución EAM, Meridian nos ha ayudado a reducir los errores de mantenimiento en un 50 % y a ahorrar $20 000 al año en reprocesos innecesarios».
Menos Errores Humanos Costosos
Los errores y las redundancias causados por la falta de información o el control deficiente de los documentos pueden costar tiempo, eficiencia y productividad. Un EDMS integral facilitará la búsqueda de documentos y ofrecerá actualizaciones y finalización automatizada de datos de documentos para reducir tales errores y aumentar el ROI.
Una pérdida por incidentes de información equivale al 1,5% de las ventas anuales. Por ejemplo, en una planta con ventas de $250 millones, eso significa una pérdida de $3,75 millones en un solo año, según Asset Information and Analytics: Drivers of Process Industry Operational Excellence.
Empleados Y Departamentos Conectados
Meridian ayuda a más de 350 000 profesionales a mantener actualizada su documentación de misión crítica. También garantiza que las personas adecuadas puedan acceder fácilmente a los datos al tiempo que maximiza la productividad del personal, rompe los silos entre departamentos y respalda la seguridad del personal.
Este tipo de información completa y ampliamente disponible puede cerrar la brecha de habilidades y permitir una mejor capacitación y gestión del conocimiento dentro de una organización.
«Al cerrar la brecha entre mantenimiento e ingeniería e integrarse con IBM Maximo, Sund & Bælt ha mejorado la eficiencia de toda su operación de mantenimiento. Nuestro personal considera que Meridian es muy fácil de usar. Ahora es indispensable para ellos».
-KURT LAUVRING, GERENTE DE PROYECTO
Mantenimiento Preventivo Exitoso
En industrias y entornos con muchos activos, el mantenimiento preventivo de activos y la máxima confiabilidad de los activos son cruciales para aumentar los márgenes y completar el trabajo de manera efectiva. Tal confiabilidad requiere datos de mantenimiento completos y fácilmente accesibles. Un poderoso sistema EDM proporciona estos datos, lo que permite a las organizaciones rastrear, administrar y usar fácilmente toda la documentación de activos y datos de mantenimiento relevantes. En última instancia, esto desglosa los ciclos de vida de las comunicaciones, aumenta la eficiencia de los técnicos y mejora la seguridad y el cumplimiento de los activos.
Aumente La Transparencia
Para aumentar los procesos y mejorar la productividad, un EDMS puede proporcionar una vista de 10 000 pies de cómo se utilizan los documentos y qué tan bien funcionan sus procesos basados en documentos. Utilice esta información para recompensar a los empleados, reestructurar procesos e impulsar el ROI.
Costos Reducidos De Almacenamiento Y Archivo
Elimine la necesidad de dedicar espacio físico, ancho de banda de los empleados y presupuestos operativos para mantener la organización y el almacenamiento de archivos.
Seguridad Mejorada
Las filtraciones de datos, la pérdida de documentos y los problemas de cumplimiento son puntos muy problemáticos, especialmente en un entorno digital desorganizado basado en la nube. Al controlar el acceso a la información y ofrecer actualizaciones de seguridad consistentes, un EDMS puede ayudar a su organización a abordar y eludir tales preocupaciones de manera efectiva.
Mayor Eficiencia En Toda La Empresa
Extracción de datos, implementación de flujos de trabajo, facturación, contratación: todos estos procesos internos pueden ser complicados y lentos. La extracción de datos automatizada, las capacidades de búsqueda y las plantillas de flujo de trabajo de un EDMS pueden reducir dichos cuellos de botella, mejorando así la eficiencia y el tiempo de actividad en toda la empresa.
La industria de procesos global pierde $ 20 mil millones anualmente debido al tiempo de inactividad no planificado y se ha vuelto cada vez más claro que para sobrevivir en una industria global competitiva y que cambia rápidamente, las organizaciones deben buscar continuamente formas de aumentar su eficiencia operativa.
«Con flujos de trabajo optimizados, comunicación mejorada entre departamentos y fácil acceso a la información, Meridian nos ha ayudado a aumentar la eficiencia de los empleados y a enfocarnos mejor en nuestra misión principal de crear nuevos tratamientos terapéuticos innovadores».
-BILL EAGER, ingeniero sénior de gestión de dibujos
Flexibilidad Para Reasignar El Presupuesto
Inmediatamente después de la implementación, un EDMS puede reemplazar los archivos en papel actuales, reduciendo drásticamente el tiempo y el presupuesto dedicado a la gestión de registros en papel. A largo plazo, una búsqueda más eficaz y una gestión de documentos automatizada pueden transformar la eficiencia y liberar fondos para otras verticales críticas para el negocio.
¿Quién Puede Usar Un EDMS?
Un EDMS puede ser útil para muchas empresas con muchos activos, proporcionando una única fuente de información para la documentación de ingeniería que puede reducir las ineficiencias y mejorar la toma de decisiones.
Industrias Y Tipos De Negocios Que EDMS Puede Ayudar
Un EDMS se puede utilizar en una variedad de industrias de activos o de información pesada. También es una herramienta ideal para empresas que dependen de operaciones en papel (y notan las ineficiencias o cuellos de botella resultantes) o para aquellas que tienen documentos digitales viviendo en muchos sistemas o repositorios desconectados (es decir, en documentos de Word, PDF, hojas de Excel, PowerPoint , correos electrónicos, documentos móviles, etc.)
Sistema De Gestión De Documentos Electrónicos
Puntos De Dolor Que EDMS Puede Abordar
Para los profesionales en estas industrias y situaciones, un EDMS puede ayudar a resolver puntos débiles comunes, que incluyen:Costos de almacenamiento de documentos físicos/externos fuera de controlRetrasos e ineficiencias consistentes relacionados con los datosProcesos frustrantes de búsqueda, actualización y recuperación de documentosInformación aislada y desconectada que dificulta la toma de decisiones basadas en datosProblemas de seguridad y vulnerabilidadesBajas capacidades de recuperación ante desastresError humano
¿Cómo Funciona Un Sistema De Gestión De Documentos Electrónicos Para Resolver Inquietudes?
Un EDMS también puede ser un componente esencial de una transformación digital más amplia y puede informar estrategias y procesos más amplios, como mantenimiento preventivo, automatización de procesos comerciales, que modernizará su entorno construido.
Al centralizar información dispar y proporcionar una herramienta simple para buscar documentos, completar órdenes de trabajo, mantener el cumplimiento y más, un EDM puede ayudar a los usuarios de todas las industrias y verticales a:
Asegure sus documentos contra amenazas de seguridad y problemas de cumplimientoConvierta documentos en papel y consolide información disparComparta toda la información relevante con las personas adecuadas en el momento adecuadoSimplifique la organización y estandarización de documentos mientras agrega contexto y mejoras a la información importadaConsolide y conecte la información para obtener información general y mejoras operativas
¿Quién Debe Administrar Su EDMS?
Inicialmente, su departamento de TI puede encabezar sus iniciativas de EDMS y trabajar para importar datos y estandarizar la información entre dispositivos y miembros del equipo. Dicho esto, la implementación a menudo puede ser compleja, y los expertos de Accruent estánciertamente aquí para ayudartecomenzar, escalar y estandarizar el proceso.
Para el mantenimiento continuo, también puede considerar contratar un controlador de documentos electrónicos para que esté a cargo del proceso diario de gestión de documentos. Más específicamente, esta persona:
Realice revisiones de calidad y cumplimiento para garantizar la integridad, precisión y autenticidad de los documentos.Distribuir documentos y dibujos para garantizar el pleno cumplimiento de los procedimientos y requisitos de control.Crear, hacer cumplir y mantener procedimientos de control de documentos e instrucciones de trabajo para garantizar la coherencia y la precisión en toda la organización.Actualice y procese los documentos para asegurarse de que todo el personal pertinente tenga acceso a los planos, registros de especificaciones y carpetas más recientes y completos.Numerar, ordenar, archivar y almacenar con precisión todos los documentos electrónicos e impresos relevantes necesarios en su organización
Enlace De Salto De Preguntas Frecuentes
Preguntas Frecuentes: Sistema De Gestión De Documentos Electrónicos (EDMS)
¿Qué es un sistema de gestión de documentos digitales?
Un sistema de gestión de documentos digitales, o sistema de gestión de documentos electrónicos, es una herramienta que centraliza todos los documentos y planos relevantes de una organización. Esto proporciona a los usuarios instalaciones completas y procesables y datos de activos que pueden usar para aumentar la eficiencia y ahorrar dinero. En última instancia, también: Proporciona una única fuente de información para toda la documentación. Ayuda a las organizaciones a mantener el cumplimiento normativo. Proporciona flujos de trabajo configurables para optimizar la colaboración con todos los departamentos internos. Proporciona un control completo de la versión del documento y simplifica la auditoría.
¿Cuáles son los mejores sistemas de gestión documental?
Hay algunas características clave de un sistema de gestión de documentos EDMS, el mejor de su clase. Sobre todo, el sistema de gestión de documentos correcto debe ser fácil de usar, intuitivo y muy adoptado por sus empleados. También debe proporcionar: Una única fuente de verdad para todos los datos de misión crítica para mantener la calidad, la precisión y la integridad de sus datos y metadatos. Flujos de trabajo fáciles de configurar que permiten una colaboración optimizada. Fácil control de versiones de documentos y auditoría de documentos para mantener el cumplimiento normativo y garantizar que todos estén trabajando en la versión correcta. Datos fácilmente accesibles para maximizar la productividad del personal y apoyar la seguridad del personal.
¿Cuáles son las ventajas de un sistema de gestión de documentos electrónicos?
El sistema de gestión de documentos electrónicos adecuado proporcionará muchas ventajas, ayudando a los usuarios a: Procesar, almacenar y recuperar registros. Simplificar el control de versiones de sus documentos. Optimice la colaboración entre departamentos, instalaciones y dispositivos. Mejorar sus plazos, lo que a su vez puede mejorar la preparación para auditorías e inspecciones. Aumente el control y la seguridad de los documentos. Reduzca los costos. Optimice la gestión del conocimiento. Facilitar el cumplimiento.
¿Cuál es la diferencia entre un sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS) y un sistema de gestión de contenido (CMS)?
Existen diferencias clave entre un sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS) y un sistema de gestión de contenido (CMS). Si bien ambas herramientas funcionan para administrar documentos y contenido, un CMS generalmente se usa para almacenar contenido web de varios sitios web, mientras que un EDMS se enfoca más en la documentación interna para almacenamiento, referencia, administración de flujo de trabajo y mejora de procesos.
¿Cuál es el ROI típico para la gestión de documentos electrónicos?
Un sistema de gestión de documentos electrónicos ofrece mejoras de ROI tanto inmediatas como a largo plazo. A corto plazo, un EDMS puede mejorar inmediatamente el flujo de efectivo al reducir los costos de papel y aumentar la eficiencia de los empleados. Con el tiempo, las mejoras en el ROI se verán en forma de: Ahorros por documento Plazos reducidos para las empresas que utilizan la gestión de documentos cuando se trata de nómina, entrega, facturación y otros procesos clave. Reducción de costos relacionados con documentos Servicio al cliente y servicio público más eficientes Reducción de costos de almacenamiento y archivo Colaboración y modificación de documentos más eficaces.
¿Cuáles son algunos ejemplos de sistemas de gestión de documentos electrónicos?
Si está buscando ejemplos de sistemas de gestión de documentos electrónicos, tenga en cuenta que existe una gran variedad en lo que respecta a los sistemas EMDS, sus funcionalidades y los resultados reales que pueden ofrecer para su negocio. Al evaluar estas opciones, tenga en cuenta la escala, la complejidad y las necesidades de gestión de documentos de su empresa. Si ejecuta una operación más pequeña, es posible que no necesite una gestión de documentos ultra robusta que se puede encontrar con una herramienta empresarial como Meridian. Estos son algunos ejemplos reales de cómo Meridian ayudó a las organizaciones: MSCM Ltd integró Meridian con Solidworks, uno de sus sistemas existentes, para consolidar documentos y optimizar su gestión de documentos. El aeropuerto de Zúrich utilizó el sistema de gestión de documentos electrónicos empresariales para mejorar la coherencia de los datos y los planes en toda su organización.
¿Qué es el control de documentos ISO?
Existen muchos estándares en competencia en todo el mundo para las herramientas BIM y EDM, aunque estos están siendo reemplazados en gran medida por los estándares ISO, que eventualmente serán adoptados por todo el mundo. Estos incluyen ISO 9001, que requiere control de documentos. En otras palabras, ISO 9001 intenta garantizar que las personas adecuadas tengan acceso a los documentos cuando lo necesiten, que esos documentos estén actualizados y que ningún usuario no autorizado pueda acceder o cambiar el contenido de un documento. En última instancia, esto ayuda a garantizar que los documentos de ingeniería importantes estén actualizados, completos y confiables, lo que en última instancia puede aumentar el cumplimiento y mejorar la eficiencia operativa con el tiempo.
¿Por qué se requiere EDMS?
Particularmente para las empresas con mucha documentación, o aquellas que buscan transformar digitalmente sus operaciones, un EDMS puede proporcionar muchas mejoras necesarias para las operaciones y el flujo de trabajo. Estos beneficios incluyen: Ahorro de costos. Cumplimiento simplificado de las normas ISO 19001, Sarbanes Oxley, HIPAA y otros organismos reguladores. Recuperación de desastres. Maximización de la productividad de los empleados. Gestión de auditoría. Automatización de los flujos de trabajo de documentos. Seguridad mejorada.
Administrador de documentos electrónicos edoc manager
Ya sea en formato electrónico o físico, un registro es un registro y el ciclo de vida de gestión de registros e información es el mismo. Los equipos de registros deben poder identificar, encontrar, rastrear y determinar la forma correcta de manejar cada activo.
Desafortunadamente, los registros electrónicos y físicos a menudo se administran en múltiples sistemas que no se comunican entre sí. Este enfoque dificulta que las organizaciones administren su programa de registros y los deja abiertos a desafíos legales.
La función Administrador de documentos electrónicos de InSight facilita la administración de registros físicos y electrónicos desde un solo sistema. E-Document Manager permite a los usuarios agregar activos electrónicos a la base de datos de InSight RIM o crear enlaces a documentos que se encuentran en una unidad de red compartida.
Beneficios del administrador de documentos electrónicos
- Agregue activos electrónicos directamente a la base de datos de InSight
- Vincular registros a activos electrónicos que residen en una unidad de red
- Permita que los usuarios de InSight accedan a archivos electrónicos desde sus estaciones de trabajo
- Ejecute informes de seguimiento de auditoría incorporados para rastrear a los usuarios que acceden a registros físicos y electrónicos
- Aplique la clasificación correcta y los programas de retención en todos los activos
- Asigne los niveles de seguridad apropiados para los activos electrónicos
- Integrar con dispositivos de escaneo para mejorar el flujo de trabajo
Standard Format with a Featured Image
I faced about again, and rushed towards the approaching Martian, rushed right down the gravelly beach and headlong into the water. Others did the same. A boatload of people putting back came leaping out as I rushed past. The stones under my feet were muddy and slippery, and the river was so low that I ran perhaps twenty feet scarcely waist-deep. Then, as the Martian towered overhead scarcely a couple of hundred yards away, I flung myself forward under the surface. The splashes of the people in the boats leaping into the river sounded like thunderclaps in my ears. People were landing hastily on both sides of the river. But the Martian machine took no more notice for the moment of the people running this way and that than a man would of the confusion of ants in a nest against which his foot has kicked. When, half suffocated, I raised my head above water, the Martian’s hood pointed at the batteries that were still firing across the river, and as it advanced it swung loose what must have been the generator of the Heat-Ray.
No, but I am their friend, although I live in the land of the North. When they saw the Witch of the East was dead the Munchkins sent a swift messenger to me, and I came at once. I am the Witch of the North.
To be sure, the broad river now cut them off from this beautiful land. But the raft was nearly done, and after the Tin Woodman had cut a few more logs and fastened them together with wooden pins, they were ready to start. Dorothy sat down in the middle of the raft and held Toto in her arms. When the Cowardly Lion stepped upon the raft it tipped badly, for he was big and heavy; but the Scarecrow and the Tin Woodman stood upon the other end to steady it, and they had long poles in their hands to push the raft through the water.
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As I watched, the planet seemed to grow larger and smaller and to advance and recede, but that was simply that my eye was tired. Forty millions of miles it was from us–more than forty millions of miles of void. Few people realise the immensity of vacancy in which the dust of the material universe swims.
Near it in the field, I remember, were three faint points of light, three telescopic stars infinitely remote, and all around it was the unfathomable darkness of empty space. You know how that blackness looks on a frosty starlight night. In a telescope it seems far profounder. And invisible to me because it was so remote and small, flying swiftly and steadily towards me across that incredible distance, drawing nearer every minute by so many thousands of miles, came the Thing they were sending us, the Thing that was to bring so much struggle and calamity and death to the earth. I never dreamed of it then as I watched; no one on earth dreamed of that unerring missile.
That night, too, there was another jetting out of gas from the distant planet. I saw it. A reddish flash at the edge, the slightest projection of the outline just as the chronometer struck midnight; and at that I told Ogilvy and he took my place. The night was warm and I was thirsty, and I went stretching my legs clumsily and feeling my way in the darkness, to the little table where the siphon stood, while Ogilvy exclaimed at the streamer of gas that came out towards us.
That night another invisible missile started on its way to the earth from Mars, just a second or so under twenty-four hours after the first one. I remember how I sat on the table there in the blackness, with patches of green and crimson swimming before my eyes. I wished I had a light to smoke by, little suspecting the meaning of the minute gleam I had seen and all that it would presently bring me. Ogilvy watched till one, and then gave it up; and we lit the lantern and walked over to his house. Down below in the darkness were Ottershaw and Chertsey and all their hundreds of people, sleeping in peace.
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